Tout savoir sur la dématérialisation des documents budgétaires

Depuis plusieurs années, nombreuses sont les collectivités bretonnes qui opèrent la télétransmission des Actes au contrôle de légalité. Conjointement, l’année 2014 est marquée par la mise en œuvre du protocole PES v.2. Ce nouveau chantier de la dématérialisation impacte le fonctionnement interne de la collectivité et ses échanges avec la Trésorerie.

A la veille du vote du budget, la DGFIP a choisi de communiquer sur la transmission dématérialisée des documents budgétaires par les collectivités vers les comptables publics. L’objectif est d’uniformiser le suivi des données détenues par les différentes administrations et institutions, et in fine de la Chambre Régionale des Comptes (en vue de l’archivage du compte de gestion).
C’est pourquoi la DGFIP et la DGCL ont souhaité coordonner leurs programmes respectifs afin d’inciter les collectivités à dématérialiser l’ensemble des données et documents budgétaires.

Rappelons que l’application Actes  Budgétaires permet aux préfectures de visualiser et d’exploiter les documents budgétaires dématérialisés au format XML (BP, BS, DM et CA). Parallèlement, l'application Hélios permet au comptable de suivre l'exécution du budget des collectivités.
Les applications Hélios et Actes n’étant pas connectées entre elles, le comptable public ne peut disposer des documents budgétaires dématérialisés, télétransmis en Préfecture (au même titre que la délibération approuvant le vote du budget, par exemple).

Toute collectivité s’engageant dans cette démarche doit procéder à deux envois distincts selon le destinataire des données budgétaires (Préfecture ou Trésorerie). L’envoi des documents budgétaires au comptable public, nécessite un conventionnement dédié ; il s’adresse aux collectivités engagées ou non dans la télétransmission des Actes, actuellement en production ou non sur le nouveau protocole d’échange PES v.2.

Toutefois, au regard de l’état des lieux de la dématérialisation engagée par la collectivité, les actions à réaliser pour l’envoi des documents à l’attention des Trésoriers, se résument aux points suivants :

• Envoi du budget au format XML en tant que pièce justificative sur un cédérom que le comptable pourra visualiser dans XéMéLios. Le cédérom sera ensuite transmis à l'appui du compte de gestion sur pièces à destination de la CRC.

• A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le cédérom : le PES-PJ typé budget ou document budgétaire n’est pas encore signé électroniquement. Sur ce point, des travaux sont menés dans le cadre de la Structure Nationale Partenariale (SNP).

• Parallèlement, envoi d’un flux Indigo typé document budgétaire, déposer/envoyer selon la solution retenue pour véhiculer les flux sur Hélios (portail gestion publique, modalité applicable jusqu’à la mise en œuvre du patch Hélios devant intervenir à l’automne 2014 et qui permettra de déposer/envoyer le fichier au format XML sans envoi sur support physique Cédérom).

Votre comptable public ainsi que le (la) chargé(e) de mission dématérialisation de la DDFIP pourra vous apporter tout complément d’information pour la mise en place de la convention de dématérialisation.